เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติสำหรับครูธุรกิจ
 บทนำ
 บทที่ 1
 บทที่ 2
 บทที่ 3
 บทที่ 4
     © การวิเคราะห์ระบบงาน
     © เทคนิคการค้นหา
          - รวบรวมข้อมูล
          - ศึกษาวิธีการปฏิบัติงาน
     © การใช้แผนภาพการไหล
     © สัญลักษณ์สร้างแผนภาพ
     © วิธีการเขียนแผนผัง
     © แผนภาพระดับสูงสุด
     © ลักษณะแผนภาพการไหล
     © วิธีสร้าง DFD
 บทที่ 5
 บทที่ 6
 บทสรุป&แบบฝึกหัด

เทคนิคการค้นหาความต้องการของผู้บริหารและผู้ใช

  1. รวบรวมข้อมูล ซึ่งมีวิธีการเก็บรวมรวมข้อมูลต่าง ๆ ได้ดังนี้

          1.1 เอกสาร (Documentation) เอกสารที่มีอยู่ได้แก่ คู่มือการใช้งาน แผนผังสายงานขององค์กร รายงานต่าง ๆ ที่หมุนเวียนอยู่ในระบบ โดยประโยชน์ของการเอกสารก็คือ

          • การค้นหารายละเอียดจากเอกสารนั้นจะได้ข้อมูลมากและง่ายต่อการรวบรวม
          • การไหลของเอกสารภายในหน่วยงาน ทำให้เข้าใจขั้นตอนการทำงานของระบบ
โดยรวม และทราบถึงผู้ที่เกี่ยวข้องภายในระบบว่ามีใครบ้าง
          • จากการรวบรวมเอกสาร ทำให้ทราบข้อมูลการปฏิบัติงานในระบบ ทราบถึงที่มาที่ไปของระบบ ทำให้การสื่อสารระหว่างผู้พัฒนากับผู้ใช้งานมีความเข้าใจตรงกัน


รูปที่ 4-1 การไหลของข้อมูลในระบบสินค้าคงคลังเพื่อทำการสั่งสินค้าเข้าคลัง

          1.2 แบบสอบถาม (Questionnaires)

          • แบบสอบถามสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลได้เป็นจำนวนมากและในพื้นที่กว้าง ประหยัดเวลาในการเดินทาง
          • เป็นวิธีการเก็บข้อมูลทางอ้อม
          • เหมาะกับองค์การที่มีพนักงานจำนวนมาก
          • คำตอบที่ได้จากการรวบด้วยแบบสอบถาม สามารถนำมาวิเคราะห์โดยใช้คอมพิวเตอร์ได้ แต่ควรระวังคำถามที่มีการเอนเอียงหรือเป็นอคติดังนั้น
จึงต้องออกแบบสอบถามที่ครอบคลุมถึงบุคคลหรือหน่วยงานที่ต้องการทราบข้อมูลด้วย
          • ในการออกแบบสอบถามอาจมีการนำแบบสอบถามให้ผู้เชี่ยวชาญทำการตรวจสอบ
คุณภาพของแบบสอบถามก็เป็นได้ เพื่อให้แบบสอบถามมีคุณภาพที่มีความน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น

          ชนิดของคำถามในแบบสอบถามมีอยู่ 2 ประเภทคือ
          - 1. คำถามปลายเปิด
          - 2. คำถามปลายปิด

          คำถามปลายเปิด
          ® เป็นคำถามที่สร้างขึ้นเพื่อให้ผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการตอบ
          ® การตั้งคำถามปลายเปิด ไม่ควรตั้งคำถามในลักษณะกว้างเกินไป
          ® คำถามปลายเปิดมีประโยชน์ คือ จะได้รับคำตอบในลักษณะความคิดเห็นที่มี
ความละเอียด เพื่อนำไปใช้เป็นแนวทางปฏิบัติหรือข้อเสนอต่างๆ


รูปที่ 4-2 ตัวอย่างคำถามแบบปลายเปิด

          คำถามปลายปิด
          © เป็นคำถามที่กำหนดคำตอบให้ผู้ตอบเลือกตอบ
          © คำถามประเภทนี้ควรมีรายการคำตอบต่างๆ หรือตัวเลือกที่มีความชัดเจน
แยกแยะความแตกต่างได้ชัด
          © คำถามปลายปิดสามารถนำมาหาค่าทางสถิติได้


รูปที่ 4-3 ตัวอย่างคำถามแบบปลายปิด

          1.3 การสัมภาษณ์ (Interview)


          o เป็นวิธีการหนึ่งที่สามารถทำการเก็บข้อมูลได้อย่างละเอียด สามารถซักไซ้ในคำถาม
เพื่อให้เกิดความเข้าใจในปัญหา รวมถึงสภาพการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นในหน่วยงาน
          o การสัมภาษณ์จะสำเร็จลุล่วงได้ดี ถ้าหากมีการร่วมมือกันทั้งสองฝ่าย
          o ข้อเสียของการสัมภาษณ์ คือ จะมีอารมณ์หรืออคติเข้ามาเกี่ยวข้องในระหว่างการสัมภาษณ์ได้
          o คำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์อาจเป็นประเภทเดียวกับแบบสอบถาม

          หลักในการสัมภาษณ์

          • มีการนัดหมายและเก็บข้อมูลเบื้องต้น รวมทั้งกฎระเบียบต่างๆของหน่วยงาน
/องค์กรที่เข้าไปสัมภาษณ์
          • แจ้งหัวเรื่องที่จะเข้าไปสัมภาษณ์ล่วงหน้า
          • แนะนำโครงการที่ทำ ให้ทราบและชัดเจน
          • ควรเริ่มทำการสัมภาษณ์กับบุคคลในระดับบริหารก่อน
          • ควรสร้างบรรยากาศให้เกิดความเป็นกันเองมากที่สุด
          • สนทนากันจนสามารถเกิดความไว้วางใจซึ่งกันและกัน
          • ปิดเครื่องมือสื่อสารเสียก่อน
          • คำถามที่ใช้ต้องชัดเจน ไม่อ้อมค้อม และต้องมีการเตรียมล่วงหน้าไว้ก่อน
          • อย่าสัมภาษณ์วกไปวนมา
          • หลีกเลี่ยงคำพูดในลักษณะการโต้แย้ง ควรเป็นการเสนอแนวทางหรือความคิดเห็นเป็นหลัก
          • ต้องเป็นผู้ฟังที่ดี และจับประเด็นสำคัญๆได้ดี เพื่อจะได้สรุปผลจากการสัมภาษณ์
          • การอัดเทป ต้องพิจารณาก่อนถึงข้อดี/ข้อเสีย และแจ้งให้ทราบก่อน

          1.4 การสังเกต (Observation)


          - เป็นการเก็บข้อมูลทางตรงวิธีหนึ่ง ด้วยการเฝ้าสังเกตดูการปฏิบัติงานของบุคคล
ต่างๆในขณะที่ทำงานอยู่
          - การสังเกตจะเป็นเพียงการศึกษาพฤติกรรมการทำงาน การใช้เวลา การเคลื่อนไหว
ในการทำงาน
          - แบบฟอร์มสังเกตการณ์ ใช้ในการบันทึกข้อสังเกตต่างๆจากการเข้าไปสังเกต
ในหน่วยงาน จากนั้นนำมาวิเคราะห์ต่อไป


          2. ศึกษาวิธีการปฏิบัติงานในปัจจุบันว่ามีลักษณะอย่างไร งานที่จะต้องศึกษา
ประกอบด้วย

               2.1 การรับข้อมูลเข้าสู่ระบบ ต้องศึกษาว่าข้อมูลที่ใช้ในระบบนั้น มาจากไหน เขียน
หรือบันทึกลงในแบบฟอร์มหรือเอกสารอะไรบ้าง มีปริมาณมากน้อยแค่ไหน เมื่อใช้แล้วเก็บไว้
หรือไม่ เก็บแบบใด มีการเดินทางออกไปสู่ที่ใดบ้าง
               2.2 การประมวลผล ต้องศึกษาว่าเมื่อได้รับข้อมูลเข้ามาแล้ว ได้ดำเนินการอะไร
กับข้อมูลนั้นบ้าง การคำนวณหรือการประมวลผลมีเงื่อนไขอย่างไร ดำเนินการเมื่อใด
               2.3 การจัดทำผลลัพธ์ ต้องศึกษาว่าระบบจัดทำผลลัพธ์อะไรบ้าง เช่นหากจัดทำรายงาน เป็นผลลัพธ์ก็ต้องศึกษาว่าส่งรายงานนั้นให้กับใครบ้าง หรือนำผลลัพธ์นั้น
ไปเก็บที่ไหนบ้าง
               2.4 การจัดทำแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล ต้องศึกษาว่าระบบปัจจุบัน
จัดเก็บแฟ้มข้อมูลไว้กี่แบบ มีอะไรบ้าง เก็บไว้แบบใด มีวิธีค้นหาข้อมูลอย่างไร